So klappt es mit der Buchhaltung bei Einzelunternehmen

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Eine lästige Pflicht für Einzelunternehmer: die Buchhaltung

Während die Buchhaltung in großen Firmen von geschulten Fachleuten übernommen wird, ist sie für Einzelunternehmer oft nicht mehr als eine lästige Pflicht, die sie irgendwann nebenbei erledigen.

Allerdings sollten sie diese Aufgabe trotz der Belastung durch das Alltagsgeschäft sorgfältig erfüllen, um unnötigen Aufwand zu vermeiden. Beispielsweise sollten sie die Belege nicht einfach in einer Schachtel sammeln, wie es viele Freiberufler und Einzelunternehmer gern machen, sondern diese bereits vorsortieren, damit anschließend der Aufwand geringer ist. Darüber hinaus gibt es inzwischen eine Vielzahl von intelligenten Softwarelösungen, die auch Einzelunternehmer effektiv unterstützen.

Das A und O: eine gute Vorbereitung

Insbesondere wenn es um das Erledigen unangenehmer Aufgaben geht, sollten sich Einzelunternehmer gut vorbereiten. So empfiehlt etwa Sabine Sonnentag, ihres Zeichens Arbeitspsychologin, sich bereits während des Frühstücks Gedanken über die anstehenden Aufgaben zu machen. Denn wie eine Studie, die an der Mannheimer Universität am Lehrstuhl für Arbeits- und Organisationspsychologie gezeigt hat, gehen die Arbeitnehmer und Unternehmer dann im Lauf des Tages mit mehr Elan und Energie an ihre Aufgaben und sind somit auch insgesamt produktiver.

Die besonderen Regeln für Einzelunternehmer

Vor allem für Einzelunternehmer, die erst in die wirtschaftliche Selbstständigkeit starten, ist es wichtig, dass sie sich vorab über die steuerrechtlichen Vorschriften informieren, die für sie gelten. Denn beileibe nicht jeder Einzelunternehmer ist dazu verpflichtet, eine Buchführung zu machen. So gelten für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und eingetragene Kaufleute, die zwar allesamt als Einzelunternehmer gelten, gibt es hinsichtlich der Buchführung unterschiedliche Regelungen.

Die entscheidende Frage lautet dabei, ob das Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen ist, wozu Händler verpflichtet sind. Diese müssen dann auch eine ordnungsgemäße Buchführung machen. Sind Einzelunternehmer dagegen nicht im Handelsregister eingetragen, müssen sie lediglich eine Bilanz sowie eine sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung am Ende des Geschäftsjahres erstellen. Eine Bilanzierungspflicht besteht ferner nicht, sofern der jährliche Umsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt. Auch in diesem Fall müssen die Einzelunternehmer lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Wichtige Tipps für die korrekte Buchführung

Einzelunternehmer sind gut beraten, wenn sie ihre Buchführung digital erledigen. Sie sollten allerdings darauf achten, dass sie sämtliche Dokumente und Rechnungen mindestens doppelt sichern. Mit einem guten Programm wie dem ERP-System von lexbizz lässt sich sogar die komplette Verwaltung des Unternehmens erledigen. Hierbei handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, mit dem Einzelunternehmer nicht nur die Buchhaltung erledigen, sondern auch den Einkauf, den Verkauf und die Lagerhaltung komplett verwalten können.

Eine erhebliche Erleichterung für Einzelunternehmer ist es, wenn sie ihr Ablagesystem gut organisieren. Idealerweise sollten sie sämtliche Bankbelege und die dazugehörigen Belege chronologisch in einem Ordner abheften. Die aktuellsten Belege befinden sich also stets ganz oben im Ordner. Barbelege sollten sie nach dem gleichen Prinzip in einem eigenen Ordner abheften. Führt der Einzelunternehmer eine Geschäftskasse ist er außerdem zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Darin hält er detailliert sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die er aus der Geschäftskasse tätigt, fest.

Einen weiteren Sonderfall für Einzelunternehmen stellt die sogenannte Kleinunternehmerregelung dar. Diese können sie in Anspruch nehmen, wenn der Einzelunternehmer im Gründungsjahr einen Umsatz von unter 17.500 Euro erwirtschaftet und der Umsatz im darauffolgenden Geschäftsjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt. Viele Kleinunternehmer entscheiden sich für diese Option, weil das Umsatzsteuerrecht in diesem Fall für sie einfacher ist: Zwar wird die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent für Dienstleistungen und Waren erhoben, diese muss jedoch nicht an das Finanzamt abgeführt werden. Er kann aber umgekehrt dann auch nicht die Umsatzsteuer geltend machen, wenn er Waren oder sonstigen Betriebsbedarf einkauft.

Vorteilhaft für Einzelunternehmer ist diese Regelung insbesondere, wenn sie selbst nur wenig Material für ihren Geschäftsbetrieb kaufen müssen oder hauptsächlich Geschäfte mit Endkunden machen. Sie profitieren also von der Kleinunternehmerregelung. Wer hingegen den Start in die Selbstständigkeit mit einem Online-Shop wagt, ist besser beraten, wenn er von dieser Regelung nicht Gebrauch macht. Schließlich muss er bei einem entsprechend großen Angebot auch viele Einkäufe tätigen, um sein Lager regelmäßig aufzufüllen.

Die rechtliche Grundlage für die Buchhaltung

Geregelt ist die Buchführung nach EÜR, die für Einzelunternehmer ohne einen Eintrag im Handelsregister gilt, in Paragraph 4, Absatz 3 des Einkommenssteuergesetzes. Deshalb müssen sie für die Abgabe der Steuererklärung auch die entsprechende Anlage ausfüllen. Darin müssen sie sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge auf ihrem Geschäftskonto auflisten und diese in einem Journal vermerken. Darin gliedern sie die Einnahmen und Ausgaben auch nach verschiedenen Arten auf. Zu diesen verschiedenen Arten gehören beispielsweise Einnahmen ohne Mehrwertsteuer ebenso wie Einnahmen zum vollen und zum ermäßigten Mehrwertsteuersatz. Letzter gilt unter anderem für Lebensmittel, aber auch für Fachzeitschriften und Bücher. Auch die sogenannten nicht-direkten Ausgaben müssen darin vermerkt werden. Dazu gehören vor allem Wertgegenstände mit einer langen Lebensdauer wie etwa Büromöbel. Diese werden dem Anlagevermögen hinzugerechnet und können zu einem bestimmten Prozentsatz alljährlich von der Steuer abgesetzt werden. Komplett abgeschrieben werden können lediglich Wirtschaftsgüter, die sich abnutzen und netto – also ohne Umsatzsteuer – einen Betrag von maximal 410 Euro gekostet haben. Auch bei dieser Vielzahl an Sonderregelungen erleichtern intelligente Softwarelösungen Einzelunternehmern die Buchhaltung erheblich.

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