Was in der Personalakte festgehalten werden darf

Gründe für Krankheit sind tabu

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Personalakten müssen verschlossen aufbewahrt werden und dürfen nicht offen im Regal stehen.

Herford/Berlin – Die Personalakte ist kein Sammelalbum. „Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist“, erklärt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen.

„Arbeitgeber haben sinnvollerweise aber ein Interesse daran, die Personalakte möglichst dünn zu halten.“ Denn es ist nicht ihr Zweck, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln.

„Was auf jeden Fall rein muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben“, sagt Christian Götz vom Bundesvorstand der Dienstleistungsgewerkschaft Verdi in Berlin. „Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses“, erläutert der Jurist. Auch Zertifikate von Weiterbildungen sollten in der Personalakte Platz finden – weil sie zum Beispiel bei Beförderungen wichtig sein können. Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen, aber auch Abmahnungen werden in der Personalakte aufgehoben. Bestimmte Informationen sind dagegen tabu: „Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben“, sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB).

Informationen zur Privatsphäre des Arbeitnehmers haben generell nichts in der Personalakte verloren – auch wenn etwas darüber öffentlich bekannt werden sollte. „Der Arbeitgeber wird also nicht den Zeitungsbericht aufheben, in dem ein Mitarbeiter als 1000. Besucher der örtlichen Disco ausgezeichnet wurde“, sagt Beckmann. Es kann aber Fälle geben, bei denen die Berichterstattung über Mitarbeiter für das Arbeitsverhältnis durchaus relevant ist.

Beckmann erinnert sich an einen Fall, bei dem ein Arbeitnehmer häufig länger krankgeschrieben war, nur nicht an den Wochenenden, aber am darauffolgenden Montag wieder. „Dann fiel dem Arbeitgeber ein Zeitungsartikel in die Hände, in dem berichtet wurde, dass der Mitarbeiter an einem entsprechenden Samstag gleich drei Tore geschossen hatte.“ Der Bericht kam in die Akte – schließlich hatte er auch arbeitsrechtlich Gewicht.

Nicht in die Personalakte gehören Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden. Hat er nur für den Betriebsrat kandidiert, sei das keine Information, die in die Personalakte gehört, sagt Götz. Generell gilt die Faustregel: „Was man im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in die Personalakte“, erklärt der Arbeitsrechtsexperte.

Was in der Akte dokumentiert wird, darf der Arbeitnehmer überprüfen. „Jeder hat ein Anrecht darauf, in seine Personalakte zu gucken“, sagt Martina Perreng. „Grundsätzlich so oft er will, jedenfalls in üblichem Maß.“ Das heißt, wer wöchentlich bei der Personalabteilung vorstellig wird, muss damit rechnen, abgewiesen zu werden.

Sinnvoll sei das, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Arbeitgeber etwas in die Akte gelegt hat, was der Arbeitnehmer kennen sollte. „Dann sollte man schon mal reinschauen, bevor da im Konfliktfall unerwartet etwas auftaucht.“ Denn der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet mitzuteilen, dass er der Personalakte eines Mitarbeiters etwas hinzufügt. „Aus dem Grund ist es schon sinnvoll, seine Personalakte hin und wieder durchzublättern“, sagt Christian Götz. „Man darf auch den Betriebsrat bevollmächtigen, das zu tun.“

Streit um die Personalakte gibt es nach Perrengs Einschätzung nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis ohnehin schon belastet ist. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter für ein bestimmtes Verhalten abgemahnt hat – die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. Ist der Arbeitnehmer fest davon überzeugt, dass er sich nichts hat zuschulden kommen lassen, was eine Abmahnung rechtfertigt, kann er darauf drängen, sie aus der Akte entfernen zu lassen. Reagiert der Arbeitgeber darauf nicht, darf der Arbeitnehmer kontrollieren, ob sie entfernt wurde. Falls nicht, muss er abwägen, ob er rechtliche Schritte unternehmen will, um das durchzusetzen.

Ohnehin dürfen Abmahnungen nicht unbegrenzt in der Personalakte bleiben, wenn es nicht um besonders schwere Verstöße geht. Abmahnungen wegen Zuspätkommens und wegen Missachtung einer Anordnung des Chefs bleiben üblicherweise nur einen überschaubaren Zeitraum in der Akte. „Rund zwei Jahre“, sagt Perreng. „Gesetzlich geregelt ist das aber nicht.“ Wo die Akte aufgehoben wird, ist nicht vorgeschrieben. „Es muss aber sichergestellt sein, dass sie nicht frei zugänglich ist“, sagt Perreng.

ANDREAS HEIMANN

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